تعمل وحدة علاقات العملاء في بروبتك على تنظيم الشكاوى والملاحظات وتسجيلها في نظام خاص بها ومن ثم يتم تمريرها إلى الأطراف المعنية.

أولا: آلية استقبال الشكاوى والملاحظات

• بواسطة البريد الإلكتروني عن طريق إرسالها إلى: info@proptech.sa .
• شخصيًا، وذلك بتقديم الشكوى في مقر الشركة الرئيسي بالرياض مناولة لمكتب الرئيس التنفيذي حسب العنوان الموضح وخلال مواعيد العمل الرسمية من الأحد إلى الخميس من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.

ثانيا: المستندات الواجب إرفاقها مع الشكوى

يرجى مراعاة إضافة المعلومات والوثائق التالية لسهولة وسرعة التعامل مع الشكوى المقدمة:     

• للأفراد صورة من بطاقة الهوية الوطنية للسعوديين ومواطني دول الخليج العربي، أو صورة من رخصة الإقامة للأجانب المقيمين في المملكة السعودية، أو صورة من جواز السفر للمقيمين خارج المملكة، بالنسبة للمؤسسات والشركات صورة من السجل التجاري وأن تكون الشكوى موقعة من الشخص المفوض، (لن ينظر أو تستكمل إجراءات معالجة الشكوى في حالة عدم إرفاقها).
• صورة من الوكالة الشرعية والهوية الوطنية للوكيل الشرعي.
•  ملخص الشكوى.
• أي وثائق ومستندات داعمة للشكوى.
• بيانات التواصل مع مقدم الشكوى: رقم هاتف / رقم جوال / بريد إلكتروني.

ثالثا: وقت وإجراءات معالجة الشكاوى:

يتم الرد بأسرع وقت ممكن وبحد أقصى خلال (سبعة) أيام عمل من تاريخ استلام الشكوى، وتمر مرحلة تقديم الشكوى بخطوات رئيسية تبدأ بالاستقبال والتسجيل، ثم التصنيف والمعالجة، وتنتهي بالإغلاق.

• مرحلة تقديم الشكوى:

يتم من خلالها استقبال الشكوى المقدمة من أحد الطرق الموضحة في البند الأول بشكل مباشر. 

• مرحلة تسجيل\تصنيف الشكوى:

يتم تسجيل الشكاوى الواردة من خلال أحد الطرق الموضحة في البند الأول بواسطة الفريق المختص، كما يتم تصنيفها وتدقيقها، وتحديد درجة الأهمية والأولوية للشكوى، ثم توجيهها للإدارة المختصة داخليًا.

• مرحلة معالجة الشكوى:

يتم معالجة الشكاوى الواردة والمصنفة وإضافة الردود عليها وللفريق المختص معالجة الشكاوى وإغلاقها في حال توفرت الإجابة عليها دون تحويلها، أو كانت ضمن شكاوى سابقة تمت معالجتها، ويمكن الرد عليها وبنفس الشكل، مع إشعار صاحب الشكوى بالرد حسب الوسائل المذكورة سابقًا.

• مرحلة الإغلاق

يتم خلالها اعتماد الرد من قبل الفريق المختص، أو إضافة أي ردود وملاحظات إضافية ومن ثم إغلاق الشكوى وإشعار مقدم الشكوى بذلك.

رابعًا: ملاحظات عامة:

في حال عدم رضا مقدم الشكوى بنتيجة معالجة شكواه، أو في حال مرور (عشرة) أيام ولم يتم الرد وحل الشكوى فيمكن تقديمها إلى الهيئة العامة للعقار.